Getting started met Procurios CRM

In dit artikel lees je hoe de basis-elementen van de module Relaties in het Procurios CRM zijn opgebouwd. Zodra je begrip hebt van deze structuur zal het eenvoudiger worden om het verband met andere Procurios Producten te zien.
Dit artikel geeft je geen detailbeschrijving van functionaliteiten. Lees het als een gids: via doorverwijzingen kom je bij andere artikelen terecht die in meer detail uitleggen hoe een functionaliteit werkt.

Wat is het doel van CRM?

Het CRM is de plek waar je relatiegegevens beheert. Het CRM is een verzameling van gegevens over jouw klant / donateur / relatie / contact. Iedere organisatie heeft daar zijn eigen bewoording voor. Binnen Procurios hanteren we een de term 'relatie'.

Er zijn relaties in allerlei soorten en maten en met verschillende eigenschappen en kenmerken. In de loop van de tijd kun je heel wat informatie verzamelen en vastleggen over relaties. Die informatie is niet voor iedere gebruiker van het CRM en op elk moment relevant. Zo heeft een financieel medewerker heel andere gegevens nodig dan bijvoorbeeld een service medewerker.

Vaak is slechts een beperkt aantal relaties relevant voor specifieke werkzaamheden. Een marketeer/fondswerver werkt bijvoorbeeld vaak met grote aantallen relaties, bijvoorbeeld voor een mailing. Een administratief medewerker daarentegen werkt geregeld met één relatie tegelijk, bijvoorbeeld n.a.v. een telefonisch contact.

Binnen het CRM kun je relaties met bijhorende gegevens tot in detail inrichten en beheren. Je stemt de inrichting af op elke gebruiker en elk werkproces. Hiervoor zijn een aantal functionaliteiten aanwezig. We beschrijven hier eerst het doel van elke functionaliteit om vervolgens per stuk dieper op de werking in te gaan.

Mogelijkheden om je data te gebruiken

In de basis kun je de opbouw van het CRM vergelijken met een excel-sheet, waarin op elke rij een relatie staat met in de kolommen daarachter gegevens, eigenschappen en kenmerken over die relatie.  

  • Relatiekaart (1): Hiermee kun je de gegevens over een relatie individueel bekijken. Denk aan een ouderwetse kaartenbak.

Om effectief met veel relatiekaarten te kunnen werken is het nodig om ze te ordenen op een manier die bij jouw organisatie past. Daarvoor maak je gebruik van de volgende 3 functionaliteiten:

  • Weergave(2): de context waarmee je naar relaties kijkt. Een weergave heeft 2 belangrijke eigenschappen:
    • Beperkte set relaties: je kunt werken met relaties die voldoen aan één of meer criteria. Bijvoorbeeld: alleen relaties van het type Persoon.
    • Relatieformulier: je kunt instellen welke gegevens worden getoond op de Relatiekaart en hoe deze worden weergegeven. Bijvoorbeeld: je wilt wel NAW-gegevens en abonnementstype tonen, maar geen financiële gegevens (bankrekening, automatische incasso etc). 

Lees hier meer over: Wat zijn Weergaven en Relatieformulieren?

  • Zoekfilter(3): Binnen de set van relaties van een weergave, kun je relaties filteren. Hierbij kun je ook data uit andere producten binnen het Procurios Platform gebruiken.
    • Bijvoorbeeld: Geef me alle relaties met een geboortedatum na 29 februari 2001 uit Den Haag.
    • maar ook: Geef me alle relaties die in het afgelopen jaar een donatie hebben gedaan en dit jaar nog geen contactmoment voor Campagne x hebben.

Lees hier meer over: Relaties zoeken met het zoekfilter

  • Relatielijst (4): Van het resultaat van je zoekfilter kun je een Relatielijst maken. Dit kan je ondersteunen bij werkprocessen. Je zou bijvoorbeeld alle 'jarigen' van de aankomende maand in een Relatiefilter kunnen 'vangen', zodat je hen een verjaardagskaart kunt sturen.

Lees hier meer over: Relatielijst maken

In detail

Behoefte aan meer details over de besproken onderwerpen? Kies lees hieronder verder.

De relatiekaart is een verzameling van velden waarmee relatie-eigenschappen worden weergegeven aan een gebruiker.

De opbouw van een relatiekaart is als volgt: velden zijn onderverdeeld in secties. Optioneel kan er gebruik gemaakt worden van tabs om secties onder te brengen. Naast velden kunnen er ook plugins in een sectie worden geplaatst. Een plugin plaatst data uit een andere module op de relatiekaart, zoals een overzicht van facturen uit Invoices.

Schematisch ziet de opbouw van een relatiekaart er uit als volgt:

  • Relatiekaart
    • (Tabs)
      • Sectie(s)
        • Velden
        • Plugins

Op het voorbeeld hieronder onderscheiden we volgende items:

  1. Tabs (6 stuks) waarbij de tab Financieel actief is
  2. Sectie Facturatie met velden
  3. Sectie Facturen met een plugin van Invoicing

 

Een relatiekaart inricht je in met behulp van een relatieformulier. Lees hier hoe je dat doet.

Relatietype

Een relatietype is de hoogste classificatie van een relatie in CRM. Maak je een relatie aan dan is dit steeds het eerste wat je moet kiezen. Mogelijke typen zijn: Organisatie en Persoon.

Velden kunnen gekoppeld worden aan een relatietype waarmee kan bepaald worden dat een veld wel of niet beschikbaar is voor een bepaald relatietype. Zo is bijvoorbeeld het veld 'geboortedatum' wel beschikbaar voor een Persoon, maar niet voor een Organisatie.

Lees hier hoe je velden kunt koppelen aan een relatietype.

Velden

In CRM onderscheiden we twee soorten velden: standaard velden en vrije velden.

Standaard velden

Standaard velden zijn velden die standaard aanwezig zijn. Ze zijn aangemaakt door het systeem in diverse modules van het Procurios platform gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan de naam van een relatie, een adres of telefoonnummer.

Een standaard veld kan niet verwijderd worden.

Vrije velden

Er zijn ook velden die je zelf kan aanmaken: de zogenaamde 'vrije velden'. Deze kun je gebruiken als je extra data wilt verzamelen die nodig is voor jouw organisatie.

Een vrij veld heeft altijd een veldtype. Het veldtype bepaalt hoe het veld er uit ziet en op welke manier er data in wordt bewaard, bijvoorbeeld een 'aan/uit vink' of 'Eénregelig tekstveld'.

Hieronder zie je een voorbeeld van een vrij veld en een aantal verschillende veldtypen.

Lees hier verder hoe je Vrije velden kunt beheren.

Relatielijsten

Binnen een weergave kun je relatielijsten aanmaken. Een relatielijst is een vastgezet filter op de bovenliggende weergave waarmee je specifieke relaties kunt tonen. Lees meer over Relatielijst maken

Op de afbeelding hierboven zie je twee lijsten (2): Alle relaties en Nieuwsbrief ontvangers. De eerste is de standaard lijst binnen een weergave die is aangemaakt door het systeem en bevat geen filter. De tweede is een lijst die is aangemaakt door een gebruiker.

Binnen een lijst heb je dezelfde zoekmogelijkheden ter beschikking als bij een weergave, alleen is de set relaties beperkt door een vastgesteld filter. Wil je zoeken binnen alle relaties in de weergave, doe je dat via de lijst Alle relaties.

Lees meer over Filter van bestaande relatielijst aanpassen

    Tags:
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0
Mogelijk gemaakt door Zendesk