In dit artikel lees je hoe het facturatie-proces van abonnementen verloopt.
Proces
Het factureren van abonnementen verloopt in een aantal stappen:
- Verlengen van abonnementen
- Factuuropdracht aanmaken
- Factuuropdrachten overdragen aan product Finance
- Facturen aanmaken
Het proces van verzenden, innen, etc behandelen we niet in dit artikel. Daarover lees je meer onder de categorie Finance.
Begrippenlijst:
- Factuuropdracht: In een factuuropdrachten worden de 'ingrediënten' verzameld waarmee een factuur aangemaakt kan worden. Denk aan, naam en adressering van de debiteur, bedrag, factuurregel-omschrijving, etc.
Factuuropdrachten aanmaken
Allereerst moeten abonnementen worden verlengd. Lees daar meer over in dit artikel.
Als dat is gelukt, dan vind je onder Memberships > Facturatie het tabblad 'Factureerbare abonnementen'.
Je ziet hier alle abonnementen met:
- een begin-/startdatum in het verleden
- een 'gefactureerd tot' datum in het verleden of leeg
- een verval-datum in de toekomst
- Klik op 'Maak .. factuuropdrachten'.
De factuuropdrachten vind je terug onder het tweede tabblad. Er is een prijs berekend voor de periode van de huidige 'gefactureerd tot'-datum tot de vervaldatum.
Controleer steekproefgewijs de inhoud van de factuuropdrachten. Als één of meer factuuropdrachten niet correct zijn doe je als volgt:
- verwijder de factuuropdracht(en). Het/de abonnement(en) staan nu weer klaar onder 'factureerbare abonnementen'
- corrigeer de fout op het abonnement of abonnementstype (afhankelijk wat de fout heeft veroorzaakt)
- maak opnieuw een factuuropdracht en controleer deze opnieuw
Zijn alle factuuropdrachten correct? Klik dan op 'Verwerk alle factuuropdrachten'. De factuuropdrachten worden dan verplaatst naar het onderdeel Finance. De gefactureerd tot datum van het abonnement wordt gelijk gemaakt aan de vervaldatum. Fouten in de administratie los je hierna minder makkelijk op!
Facturen aanmaken
Open Finance > Invoices > Nieuwe opdrachten
Je vindt hier de nieuwe factuuropdrachten terug. Hoe je vanaf hier de factuuropdrachten verder verwerkt lees je in Facturen genereren van factuuropdrachten