Downloaden van een relatie-overzicht van een bijeenkomst inclusief relatievelden

Soms wil je bepaalde specifieke relatie-eigenschappen kunnen exporteren of downloaden op basis van bezoekersinformatie van een bijeenkomst. In het bezoekers-overzicht van een bijeenkomst kun je met de knop 'Exporteren naar bestand' alleen de standaardkolommen van de bezoekerslijst exporteren. Wil je meer of andere relatiegegevens exporteren, maak dan gebruik van een Relatie Selectie zodat je toegang krijgt tot álle relatiegegevens van de bezoekers.

In dit artikel is beschreven hoe je dit kunt realiseren.

Bedenk voordat je gegevens exporteert altijd goed of je werkproces daadwerkelijk wordt ondersteunt door de data elders te bewerken. Mogelijk zijn er al oplossingen voor jou 'probleem' aanwezig binnen het Procurios Platform.

Voorkom dat je data op computers van medewerkers en andere gegevensdragers gaan 'zwerven'. Naast efficiëntie en een actuele, centrale database is de AVG is ook een belangrijke maat.

Stap 1: verfijn het bezoekers-overzicht

Ga naar het deelnemersoverzicht (Meetings & Events > Bijeenkomsten, kies je Bijeenkomst en klik op de tab Deelnemers).
Gebruik de filter-opties aan de rechterkant om het bezoekers-overzicht naar wens te verfijnen. Bijvoorbeeld: alle personen zie zich hebben aangemeld én tevens aanwezig zijn geweest:

Stap 1: verfijn het bezoekers-overzicht

Stap 2: maak een selectie

Als het bezoekers-overzicht eenmaal naar wens verfijnd is, klik je boven het deelnemersoverzicht op het tandwiel en kies je 'Selectie maken'  

Een dialoogvenster verschijnt:

Stap 2: maak een selectie
  1. Vul bij 'Selectietitel' een beschrijvende titel in zodat je deze selectie later in het beheer van Relatie Selecties makkelijk kunt terugvinden
  2. Klik op de knop 'Maak selectie en ga naar selectieoverzicht' om de selectie op te slaan en direct te bekijken

Stap 3: exporteer de Relatie Selectie

Na de vorige stap ben je in het scherm van de gemaakte selectie aangekomen. Vanuit hier kun je de gewenste relatie-gegevens naar CSV exporteren.

  1. Klik op de link 'Download CSV-export van deze selectie' (1). Het dialoogvenster 'Export configuratie' verschijnt
  2. Bepaal bovenaan of je een bestaande export configuratie wilt gebruiken of een nieuwe configuratie wilt maken (2)
  3. Kies de kolommen die je wilt exporteren (3)
    • Dit doe je door in het linker kader te dubbelklikken op de naam van het veld dat je nodig hebt, waardoor dat veld naar het rechter kader verplaatst wordt
    • Tip: zet de kolommen alvast in de gewenste volgorde voor het CSV-bestand. Doe dit door in het rechter kader een veld te selecteren en met de pijlen (4) de sortering aan te passen
  4. Wil je de gemaakte configuratie vaker gebruiken, selecteer dan de optie 'Sla deze export configuratie op' (5) en geef de configuratie een beschrijvende titel
    • In de toekomst kun je dan bij (2) direct deze export configuratie kiezen
  5. Klik op exporteer (6). Je krijgt nu de een CSV-download aangeboden die precies die kolommen bevat met relatiegegevens die jij nodig hebt

Stap 4: verwijder de Relatie Selectie (optioneel)

Als je de gemaakte relatie-selectie na deze export niet meer nodig hebt, is het aan te bevelen om de selectie weer te verwijderen. Zodoende blijft het beheer van Relatie Selecties overzichtelijk.

Verwijder ook het .csv bestand op het moment dat je het niet meer nodig hebt. Zo voorkom je dat data rond gaat zwerven.

    Tags:
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0
Mogelijk gemaakt door Zendesk