Relaties importeren

In dit artikel lees je hoe een relatie-import bestand eruit ziet en aan welke voorwaarden het moet voldoen. Dit helpt je om Relaties op een efficiënte manier te importeren.

Als je relatie-import onderdeel uitmaakt van een volledige datamigratie, lees dan eerst het artikel Getting started met data-migratie

Bij datamigratie heb je als doel om je volledige CRM-data vanuit een eerder systeem, of vanuit excel-bestanden, naar Procurios te verhuizen. Denk daarbij aan Facturen, Abonnementen, Incasso-afspraken, Donaties, Contactmomenten, etc.

Hoe verloopt een relatie-import?

Een relatie-import verloopt in een aantal stappen:

  1. Je maakt het bronbestand met relatiegegevens klaar in een spreadsheet programma zoals Microsoft Excel, Google Sheets, LibreOffice, ... 
  2. Als het bestand klaar is, converteer/exporteer je het bestand naar .csv formaat
  3. Het csv-bestand voer je in in de module 'Relaties Import' binnen CRM. Hier worden een aantal parameters gevraagd, zoals scheidingsteken, relatietype e.d.
  4. Daarna kun je velden configureren. Je geeft dan aan welk veld in het CRM gevuld moet worden door welke kolom in je csv-bestand.
  5. Vervolgens doe je eerst een test-import. Hier worden de eerste 199 regels getoetst. Als daar geen fouten uit komen kun je het bestand effectief importeren.

Zorg dat je, voordat je een import uitvoert, voldoende kennis hebt van het proces en de effecten daarvan in je CRM-omgeving. Als je je hier niet zeker bij voelt kun je een import van relaties ook door een Implementatie Consultant laten uitvoeren.

Waar moet ik op letten?

Algemeen

  • Per import wordt er één Relatietype geïmporteerd. Wil je relaties importeren van meerdere relatietypen, dan gebeurt dat in verschillende import acties
  • Je gebruikt in je spreadsheet best zo weinig mogelijk opmaak, dat vereenvoudigt de conversie achteraf
  • Vermijd het gebruik van formules. Je kan formules gebruiken tijdens de opbouw van je spreadsheet, maar converteer de formules na afloop naar tekst
  • Let er op dat er minimaal 1 Sleutelveld aanwezig is.

Wat is een sleutelveld?

Een sleutelveld is een uniek kenmerk van de te importeren relatie. Vaak is dit een nummeriek ID. De waarde van het sleutelveld mag nooit op meer dan één relatie van toepassing zijn.
Je kunt hiervoor het Procurios Systeem ID, een ID uit een extern systeem, of een zelf toegekend nummer gebruiken.

Het sleutelveld maakt het mogelijk om nu of in latere imports updates te doen op de betreffende relatiegegevens.

Ook een e-mailadres kan als sleutelveld dienen. Dan is het e-mailadres wel een verplicht veld en mag een adres niet bij meer relaties voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan gezinsleden die hetzelfde adres gebruiken.

Velden configureren

Bij het configureren van velden koppel je de velden in CRM aan een kolom in je csv-bestand.

Relatieveld: Hier worden alle beschikbare velden uit CRM weergegeven. Een veld is beschikbaar als deze voor jouw als gebruiker toegankelijk is via minimaal één relatieformulier.

Sleutelveld: Kies één veld die de relatie uniek maakt. Zie bovenstaande toelichting over sleutelvelden.

Functie: Geef hier aan of en hoe het veld wordt geïmporteerd. Gebruik ' = ' als de waarde uit je bestand één-op-één moet worden overgenomen.

Argument: Kies hier de betreffende kolomnaam uit je import-bestand.





Instructies bij specifieke veldtypen

BTW-nummer

Het formaat moet voldoen aan de specificaties zoals geldig in het land waarvan het BTW-nummer afkomstig is. BTW nummers worden ingevoerd zonder spaties of andere niet alfanumerieke karakters.

Datum

Gebruik DD-MM-YYYY als datum formaat

E-mailadres

E-mailadressen mogen geen karakters bevatten met accenten op (ë, é, õ, ...) en elk onderdeel van het email adres moet aanwezig zijn: het lokale gedeelte, een @-teken en een domein.

Bijvoorbeeld: john.doe@test.com

  • Lokaal gedeelte: john.doe
  • @-teken
  • Domein: test.com

IBAN

IBAN nummers worden ingevoerd zonder spatie. Enkel geldige IBAN nummers worden aanvaard. Kies in de configuratie alleen een iban/bic-functie.

Land

Gebruik de twee letterige ISO 3166-2 code en niet de volledige landnaam.

(Meer)keuzevelden

Voor (meer)keuzevelden moet in de cel de database waarde worden vermeld, en niet de titel zoals die zichtbaar is voor de gebruiker. Als we kijken naar het voorbeeld hieronder, moet het veld Taal nl bevatten in het geval van de Nederlandse taal.

 

Weet je niet welke database waarden je moet gebruiken voor (meer)keuzevelden? Vraag van hulp aan je Implementatie Consultant.

In het geval van een meerkeuze veld kan de cel één of meerdere waarden bevatten. Deze moeten worden gescheiden door een puntkomma (;) zonder spaties voor of na de komma.

Website adres

Elke URL moet hieraan voldoen:

  • Starten met het protocol (bv: http:// of https://)
  • Enkel geldige karakters bevatten: het mag bijvoorbeeld geen komma (,) bevatten
  • Er moet een domein extensie aanwezig zijn (bv: .com, .be of .nl)
  • Enkel kleine letters gebruiken. Geen hoofdletters gebruiken

Structuur van het bestand (kolommen)

De exacte structuur van het bestand kan pas bepaald worden nadat de inrichting van CRM achter de rug is. Omdat de structuur afhankelijk is van de beschikbare velden in jouw implementatie.

Algemeen zijn er wel een aantal richtlijnen:

  • Neem in elk bestand als eerste kolom een Unieke ID op. Dit is een willekeurig alfanumerieke ID die uniek is over alle importbestanden heen. Dit ID heeft verschillende doeleinden. Een voorbeeld is het bijwerken van bestaande relaties bij een her-import. Of het aan elkaar koppelen van meerdere relaties
  • Het veld Naam is een verplicht veld voor elk relatietype. De lengte van dit veld bedraagt maximum 100 karakters
  • Om de import te vereenvoudigen is het handig dat je dezelfde structuur hanteert voor de verschillende bestanden per relatietype. Ook al staan er kolommen in die niet gebruikt worden. Een kolom die niet van toepassing is voor een bepaald relatietype (bijvoorbeeld het veld Voornaam voor een organisatie) laat je leeg
  • Velden die in CRM als verplicht zijn gemarkeerd, moeten ook gevuld zijn bij de import
    Tags:
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk