Factuur e-mailsjablonen

In dit artikel lees je hoe gebruik maakt van e-mailsjablonen om facturen digitaal te versturen. Ofwel: e-invoicing

Bij het inrichten van een Factuur e-mailsjabloon geef je aan in welke situatie de e-mailsjabloon moet worden toegepast. Hiervoor zijn de volgende criteria beschikbaar:

  • De voorkeurstaal van de debiteur
  • De gebruikte factuursjabloon van de factuur
  • Is de factuur wel/niet incasseerbaar?

Wel of niet incasseerbaar

Per e-mailsjabloon kun je instellen of het sjabloon alleen gebruikt moet worden voor

  • incasseerbare facturen
  • alleen niet-incasseerbare facturen
  • of zowel incasseerbare als niet incasseerbare facturen

Op deze manier kun je voor de incasseerbare facturen in het onderwerp en e-mailbericht er duidelijk op attenderen dat het bedrag binnenkort automatisch wordt afgeschreven, zodat de debiteur het bedrag niet zelf handmatig overboekt.

Voorkeurstaal en factuursjabloon

Bij het versturen van e-invoices zal het systeem zelf bepalen welk e-mailsjabloon van toepassing iedere individuele factuur. Het systeem zal vanuit het overzicht met e-mailsjablonen de eerste gebruiken die overeenstemt met de context van de factuur. Dus als er meerdere e-mailsjablonen van toepassing zijn, zal de bovenste in de rij worden gebruikt.

Als geen van de criteria in de E-mailsjablonen van toepassing zijn op de Factuur, dan kan de factuur niet verzonden worden.

Voorbeeld

Er is een factuur voor Dhr. Koenen aangemaakt voor zijn lidmaatschap. De factuur wordt per automatisch incasso betaald. De voorkeurstaal van dhr Koenen is Nederlands.

In onderstaande afbeelding zie je een reeks e-mailsjablonen. Het systeem zal nu van boven naar beneden bepalen of één van deze sjablonen overeenstemt met de factuur van Dhr Koenen.

De eerste drie zullen worden genegeerd, omdat de taal daarvan Engels is en dus niet aansluit met de voorkeurstaal van Dhr Koenen.

De criteria van de vierde sjabloon stemmen wél overeen met de factuur:

  • Het criterium taal is Nederlands
  • Het gekozen factuursjabloon is Lidmaatschappen
  • Het criterium 'incasseerbaar' voldoet ook, want zowel incasseerbaar als niet incasseerbaar worden voor dit e-mailsjabloon toegepast.

Het systeem zal niet verder kijken en deze e-mailsjabloon gebruiken.

Om gebruik te kunnen maken van e-invoicing moet je deze optie activeren in de instellingen binnen de betreffende administratie.

Die instelling vind je hier onder de algemene instellingen binnen een Administratie.

Inhoud en uiterlijk

Onder de sectie Inhoud en uiterlijk kies je een Sjabloon. Dit is een e-mailsjabloon waarin de layout van de e-mail (logo, kleuren en lettertypen) is vastgelegd.

Binnen het tekstkader bij E-mail inhoud plaats je de begeleidende tekst aan de debiteur. Bij de opmaakopties vind je ook de optie met 'veldcodes'. Veldcodes gebruik je om factuur- of debiteurinformatie direct in je mailtekst op te nemen. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor veldcode 'Factuurnummer'. De tekst '##invoiceNumber##' wordt dan in je e-mail inhoud geplaatst. Je kunt dit tekst-deel plaatsen waar je wilt. Ook in het E-mail onderwerp. Belangrijk is dat je de dubbele hekjes (##) altijd behoudt, anders werkt de veldcode niet.

Het is niet gewenst om binnen de e-mailinhoud een factuur na te bootsen. Die factuur wordt namelijk al door Procurios als pdf gecreëert.
In plaats daarvan kun je de veldcode 'Factuur url' opnemen in de e-mail, zodat men de factuur online kan bekijken. Of je stelt onder de algemene Instellingen dat er een bijlage van de factuur moet worden toegevoegd als bijlage.

    Tags:
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0
Mogelijk gemaakt door Zendesk