Als je gebruik maakt van een standaard klantomgeving* van een van de Oplossingen /Fundraising of /Members, is je omgeving opgeleverd met een standaard set backend-gebruikersrollen. In dit artikel lees je meer over de toegangsrechten die horen bij deze rollen.
*Nieuwe klanten sinds half 2019 hebben allemaal een standaard klantomgeving.
Heb je géén standaard klantomgeving, dan kunnen de rollen of de rechten die horen bij een rol afwijken. De rechten zijn mogelijk op maat voor je ingericht.
Een gebruiker is iemand die kan inloggen op de backend van je platform. Wat deze gebruiker mag zien in je platforms, hangt af van de rol die je voor deze gebruikers hebt ingesteld. Elke standaard backend-gebruikersrol geeft een gebruiker toegang tot één of meerdere Producten (CRM, Mailings, CMS, etc.) in jouw platform. Afhankelijk van de rol heb je de rechten om het betreffende onderdeel volledig of gedeeltelijk uit te kunnen voeren.
Welke rol geef je een gebruiker?
Welke rol je een gebruiker geeft, hangt af welke functie deze persoon binnen de organisatie heeft. Het is aan te raden om een gebruiker niet te weinig, maar ook niet te veel toegang te geven. Je houdt het platform voor de gebruiker overzichtelijk door alleen toegang te geven tot wat de gebruiker nodig heeft. Iemand die de nieuwsbrief verstuurd, hoeft namelijk geen toegang te hebben tot de financiële gegevens van de organisatie.
Als iemand binnen je organisatie meerdere functies heeft, geef deze persoon dan meerdere rollen. Als Anna bijvoorbeeld naast haar financiële werkzaamheden ook de nieuwsbrief verstuurt omdat Piet op vakantie is, vervult ze zowel de rol Digital Mailings Manager als Finance Manager. Als Piet dan terug van vakantie is, kan je de rol bij Anna deactiveren.
Welke standaard rollen zijn er?
Hieronder lees je welke standaard rollen er zijn en wat deze (grofweg) aan toegangsrechten hebben. Vanwege de vele mogelijkheden kunnen we in dit artikel niet alle details bespreken.
Wil je precies zien wat een gebruiker met een bepaalde rol ziet? Log dan in als een andere gebruiker met de gewenste rol.
De gebruikersrollen die je kan kiezen zijn afhankelijk van de Producten in je abonnement. Als je het Product 'Community' niet in je abonnement hebt zitten, zal de rol 'Community Manager' niet zichtbaar zijn.
Algemeen
Over het algemeen kan je aan de naam van de rol zien tot welk Product deze toegang heeft. Zo heeft de Finance Manager toegang tot het Product Finance en de Meetings Manager toegang tot het Product Meetings & Events.
Daarnaast heeft elke rol minimaal leesrechten op Relaties in het CRM, omdat vanuit elke rol modules worden gebruikt die betrekking hebben op relatie-gegevens.
De meeste rollen geven ook toegang tot de Library. De Library bestaat uit meerdere Workspaces en op iedere Workspace kan afzonderlijk worden ingesteld welke rol documenten mag zien, gebruiken, toevoegen of bewerken. In dit artikel kun je meer lezen over toegangsbeheer van de Library.
SuperUser
De SuperUser is een bijzondere rol. Vanuit Procurios is de SuperUser een aanspreekpunt. De SuperUser bewaart het overzicht over het hele platform en heeft daarom ook meer rechten. Met deze rol heb je namelijk toegang tot alle beschikbare Producten uit je abonnement. Ook kun je backend gebruikers en hun rollen beheren.
Het is aan te raden om iemand alleen SuperUser te maken als diegene ook daadwerkelijk toegang nodig heeft tot alle functionaliteiten.
Community Manager
De Community Manager (CM) zorgt ervoor dat de Community beheerd wordt. De CM kan berichten of reacties in de Community toevoegen of aanpassen. Als er een Community App is, dan kan de CM deze ook beheren. Daarnaast is het voor de CM ook van belang dat deze toegang heeft tot de Library, zodat de CM afbeeldingen of documenten kan toevoegen aan de Community.
Digital Mailing Manager
De Digital Mailings Manager (DMM) is betrokken bij alles wat met Mailings te maken heeft. De DMM kan daarom Mailings lezen, schrijven en versturen. Ook kan de DMM bij Platform > Email gegevens bekijken over o.a. ontvangers en uitgaande mails, om zo de Mailings te kunnen optimaliseren.
Verder is het voor de DMM ook nodig dat deze toegang heeft tot de Library om afbeeldingen of documenten toe te voegen aan Mailings.
Om een mailing te kunnen versturen, wordt er gebruik gemaakt van selecties. Daarom kan de DMM selecties in het CRM bekijken en maken.
Donation Manager
De Donation Manager (DM) heeft toegang tot het product Donaties. De DM kan donaties of toezeggingen toevoegen en campagnes beheren onder Engagement. Ook kan de DM sjablonen maken en beheren in MailMerge, om bijvoorbeeld brieven te sturen naar aanleiding van een nieuwe campagne.
Finance Manager
De Finance Manager (FM) kan facturen aanmaken en de status hiervan inzien, incasso's aanmaken of verwijderen en banktransacties bekijken en koppelen aan facturen. Ook kan de FM, net als de Donation Manager (DM), donaties aanpassen en bekijken.
De FM kan niet alleen Relaties bekijken in het CRM, maar kan deze ook aanpassen. De FM moet namelijk ook een factuuradres kunnen veranderen of een IBAN wijzigen.
Net als de Mailing Manager, kan de FM bij Platform > Email gegevens bekijken over o.a. ontvangers en uitgaande mails, om zo te zien of facturen verstuurd worden.
Meetings Manager
De Meetings Manager (MeetM) kan in Meetings&Events evenementen bekijken en maken. Om bezoekers uit te nodigen voor evenementen, heeft de MeetM ook toegang tot het maken en versturen van mailings. Daarvoor is ook de toegang tot de Library van belang, anders kan de MeetM geen afbeeldingen toevoegen aan een mailing of een evenement.
Tot slot kan de MeetM ook in MailMerge documenten maken en beheren voor het geval de MeetM relaties schriftelijk wil benaderen over een evenement.
Memberships Manager
De Memberships Manager (MembM) is betrokken bij alles wat met abonnementen te maken heeft. Zo kan de MembM aanpassingen maken aan abonnementen (verlengen of stopzetten) en factuuropdrachten maken.
De MembM kan ook MailMerge documenten maken en beheren, bijvoorbeeld om abonnees schriftelijk op de hoogte te stellen van een verlening of beëindiging van een abonnement.
Relations Manager
De Relations Manager (RM) is diegene die het meeste betrokken is bij het CRM. De RM kan relaties bekijken, maar ook relaties (bulk)bewerken en toevoegen. Ook contactmomenten toevoegen, selecties maken, jubilea bekijken, relaties ontdubbelen of functies aan relaties toevoegen zijn dingen die de RM mag doen. Op deze manier kan de RM ervoor zorgen dat de Relaties up-to-date blijven.
Om profielfoto's te kunnen toevoegen, heeft de RM ook toegang tot de Library.
Andere dingen die de RM kan doen, zijn het maken en beheren van MailMerge documenten en het goedkeuren van lopende registraties in Profiel & Registraties. Tot slot heeft de RM ook inzicht in gegevens over o.a. ontvangers en uitgaande mails via Platform > Email.
Template Manager
De Template Manager (TM) houdt zich bezig met alles wat met templates te maken heeft. Zo kan de TM de templates van Mailings beheren. De TM heeft ook toegang tot het website design en de templates van artikelen en website in het CMS.
Website Content Manager
De Website Content Manager (WCM) heeft toegang tot de functionaliteiten van het CMS om zo de website te kunnen beheren. Zo kan de WCM o.a. blogs schrijven, pagina's toevoegen en artikelen publiceren.
De WCM heeft ook toegang tot de Library om fotocollecties te maken of afbeeldingen toe te voegen aan blogs. Ook kan de WCM domeinen beheren, redirects instellen en dode links bekijken.
Als je gebruik maakt van een standaard klantomgeving, zijn deze rollen niet aan te passen. Wel is het mogelijk om op aanvraag een Custom rol in te laten richten. Maak hiervoor een ticket aan.