Procesbeschrijving Afdrachten Centrale inning

Context

Afdelingen kunnen middels het Vrij Veld 'Contributie-inning afdeling' in het CRM ingesteld staan op Centrale Inning, Decentrale Inning of "Overgenomen van provinciale afdeling".

Ook een Provinciale afdeling kan ingesteld staan op centraal of decentraal. (dmv het Vrije Veld 'Contributie-inning provinciale afdeling'
Een afdeling is via een relatiekoppeling gekoppeld aan een Provinciale afdeling; Vrij Veld 'Provinciale afdeling', type Relatie.

Voor alle Centraal geïnde leden moet een vergoeding worden uitbetaald naar de 'centrale inning'-afdelingen en bijbehorende provinciale afdelingen.
Voor alle Decentraal geïnde leden moet het landelijk bureau een factuur sturen naar de 'decentrale-inning'-afdelingen, zodat zij het landelijke deel van de door hén geïnde contributie overmaken.

De bedragen die moeten worden uitbetaald of ontvangen wordt bepaald door

  • een bedrag per lid per afdeling
  • of een bedrag per lid per provinciale afdeling

Deze bedragen kunnen jaarlijks verschillen.

Deze beschrijving gaat hier verder enkel over de Centrale inning.

Voorbereiding administratie

Op 1 nov wordt het aantal leden van alle afdelingen vastgesteld. Hier is geen handeling voor nodig. Dit is inzichtelijk in twee tabellen in de maatwerk-module voor Afdrachten. Je ziet hier een snapshot van het aantal leden op 1 nov.
Deze ledenaantallen kunnen na 1 november nog worden bijgewerkt voor:

  • mensen die zijn overleden
  • mensen die nog verkeerd ingedeeld stonden (waren bijvoorbeeld verhuisd naar een andere afdeling)
  • of mensen die in een hospice terecht zijn gekomen (kunnen waarschijnlijk niet een heel jaar gebruik maken van hun lidmaatschap; voor hen wordt Coulance verleend)
  • en eventuele correcties die sindsdien nog hebben plaatsgevonden.

Alleen het landelijk bureau kan correcties doorvoeren in de maatwerktabel.

Controleer of bij iedere Centrale inning-afdeling de volgende velden gevuld zijn:

  • Navision - Leveranciersnr
  • Navision - Rekeningcode
  • Navision - Shortcutdimensie 2

Nadat alle administratieve correcties zijn uitgevoerd moet er een import-bestand voor Navision gemaakt worden tbv. de uitbetalingen aan de Afdelingen en Provincies.
Hier is wat hulp bij van een Procurios Consultant aanbevolen.

Vrouwen van nu geeft aan:

  • Afdrachtbedrag lokale afdelingen
  • Afdrachtbedrag provinciale afdelingen

Afdrachtbedragen

  • Download TEMPLATE Navision import uitbetalingen afdrachten. Wijzig de bestandsnaam naar: 'Navision import uitbetalingen afdrachten [jaartal]'
    (vanaf nu te noemen: 'Navision import-bestand')
  • Let op! Formule-fouten in dit bestand worden gaandeweg opgelost, naarmate data wordt toegevoegd.
  • Open het Afdrachtenoverzicht in Procurios en klik op 'Leg afdrachtaantallen vast'. (Let op. Dit is niet omkeerbaar!)
  • Open daarna de tabel met 'afdelingen Centrale inning' van het betreffende jaar.
  • Kies 'Download afd. Centrale inning'.
  • Kopieer de inhoud van het download-bestand naar het tabblad 'Afdrachten lok. afd.' in het Navision Import-bestand.
  • Zorg dat de formule uit kolom I (Bedrag) word berekend over alle rijen.  (Doel formule: Bereken bedrag: aantal (gecorrigeerde) afdrachtleden x afdrachtbedrag lokale afdelingen)

Provinciale afdelingen

  • Controleer of iedere provinciale afdeling op het tabblad 'Afdrachten prov. afd.' staat. Er kunnen provincies afvallen of bijkomen

Relatiedata

Maak een relatie-export uit Procurios van alle lokale afdelingen met de volgende kolommen (in juist volgorde):

  • Systeem ID
  • Naam
  • Navision - Leveranciersnr
  • Navision - Rekeningcode
  • Navision - Shortcutdimensie 2
  • Provinciale afdeling
  • Kopieer de inhoud van de relatie-export naar het tabblad 'Relatiedata' in het Navision Import-bestand
  • Zorg dat de formule uit kolom G (Bedrag) word berekend over alle rijen. (doel formule: Haal Bedrag op uit tab 'Afdrachten lok. afd.')

Bestand aanleveren

  • Kopieer de inhoud van de kolom O (Bedrag) van het tabblad 'Navision Import' en plak deze over kolom I (Bedrag).
  • Verwijder kolom O (Bedrag)
  • Exporteer het tabblad 'Navision Import'.
  • Voorzie bestand van de actuele datum en lever hem aan.
    Tags:
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0
Mogelijk gemaakt door Zendesk