Grootboekrekeningen instellen in het Procurios Platform

In dit artikel lees je op welke plekken in het Procurios Platform je grootboekrekeningen instelt om je boekhouding te vereenvoudiging.

Procurios Platform is geen boekhoudprogramma

Allereerst is het goed om te vermelden dat het Procurios Platform geen boekhoudprogramma is. Het uitgangspunt is dat Procurios een subadministratie is voor de entiteiten, zoals donaties of facturen, die je in Procurios beheert. Procurios verrijkt je banktransacties met grootboekrekeningen en groepeert de banktransacties tot een totaalsom per grootboekrekeningen. Deze verrijkte transactiebestanden importeer je vervolgens naar je boekhoudprogramma.

Overleg bij twijfels over je boekhouding altijd met je accountant of boekhouder. 

Hoe boek je opbrengsten?

Er zijn in het Procurios Platform twee manieren om opbrengsten te boeken, namelijk via het kasstelsel of het factuurstelsel.

Als je inkomsten boekt via het kasstelsel, betekent dit dat je opbrengsten boekt op het moment dat je het daadwerkelijk hebt ontvangen. De datum op de banktransactie is hierbij leidend, en niet de datum op bijvoorbeeld een factuur. Van een kasstelsel is sprake bij het ontvangen van donaties, aangezien je hier geen factuur voor hoeft te maken.

Als je inkomsten boekt via het factuurstelsel, is dit juist andersom: hierbij is de datum op de factuur leidend, en niet de datum waarop deze factuur voldaan is.

Een voorbeeld: een factuur die op 31 december 2021 gemaakt is, valt in het boekhoudjaar 2021. Daarbij maakt het niet uit of deze factuur direct betaald wordt of pas in 2022.

Lees meer over deze twee stelsels op de website van de Belastingdienst.

Fondsenwerving zonder openstaande posten

Een groot deel van onze klanten gebruikt het product Donations. Hierin kan je toezeggingen vastleggen: de belofte van iemand om eenmalig of periodiek geld te doneren. Zo kan iemand toezeggen om maandelijks een tientje te doneren. Om allerlei redenen kan die persoon toch dat tientje niet doneren, bijvoorbeeld door te weinig saldo op de bankrekening. Als organisatie heb je geen recht op die donatie van een tientje.

Veel CRM systemen passen alleen het factuurstelsel toe. Als fondsenwerverende organisatie maak je dan voor toezeggingen ook een factuur. Dat zorgt voor een hoop extra werk, want als iemand zijn toezegging niet nakomt, blijft er een open post in je boekhouding. Deze moet je dan handmatig dicht boeken. Door het toepassen van het kasstelsel voorkom je dit onnodige werk.

Procurios past daarom beide stelsels toe:

- Kasstelsel voor fondsenwerving

- Factuurstelsel voor ledenadministatie en andere facturabele diensten en producten

Bij Procurios heb je dus nooit openstaande posten rond toezeggingen. Je boekt de opbrengsten namelijk pas op het moment dat je het geld binnen hebt. En voor donaties waarvoor men geen tegenprestatie krijgt, hoef je ook geen factuur te maken.

Om beide stelsels te kunnen gebruiken, stel je eerst de grootboekrekeningen in op verschillende plekken in je Platform. Als je geen Donations gebruikt, kun je de stappen bij Grootboekrekeningen instellen voor fondsenwerving overslaan.

Grootboekrekeningen instellen voor facturen

Om de juiste grootboekrekeningen te kunnen instellen voor facturen, dien je op twee plekken grootboekrekeningen in te stellen:

- op productniveau, zodat je deze producten kan koppelen aan je factuur. De inkomsten van deze producten worden dan op een grootboekrekening geboekt.
- op debiteursniveau, zodat je je inkomsten kan boeken op de grootboekrekeningen 'debiteuren'.

Voor facturabele producten

Producten geven aan waar je inkomsten vandaan komen. Een product kan bijvoorbeeld een lidmaatschap, bijeenkomst of abonnement zijn. Producten zijn nodig om een factuur te maken. Dat kunnen zowel handmatig aangemaakte facturen zijn, als facturen voor Memberships en Meeting&Events.

Om een nieuw product aan te maken klik je op het groene plusje met 'Voeg product toe'. Hier kies je welke grootboekrekening je koppelt aan het desbetreffende product.

Grootboekrekening voor debiteuren

Volgens het factuurstelsel verwerk je facturen op basis van factuurdatum. Op het moment dat je factuur gemaakt is, maar je hebt nog geen geld ontvangen, heb je een openstaande post. Bij deze openstaande post hoort een debiteur: een klant die jou nog geld dient te betalen.

Je koppelt deze debiteuren aan een grootboekrekening debiteuren. Dit is een subadministratie voor openstaande posten: alle openstaande facturen worden op deze grootboekrekening geboekt. Als een debiteur betaalt, wordt de post van de grootboekrekening 'debiteuren' afgeboekt.

Via een memoriaalboeking in je boekhoudprogramma kun je de facturen splitsen op de verschillende grootboekrekeningen.

Welke grootboekrekening je gebruikt voor debiteuren, stel je in via Finance > Invoices. Klik vervolgens op het tandwiel van de Administratie waarop je dit in wilt stellen.

Ga vervolgens naar 'Algemeen' en vul de grootboekrekening in bij het veld 'Grootboekrekening "debiteuren"'. Vergeet je instellingen niet op te slaan!

Grootboekrekeningen instellen voor fondsenwerving

Rondom de fondsenwerving kun je op verschillende manieren grootboekrekeningen instellen:

- op het niveau van het fonds (dimensie 1)
- op het niveau van een campagne (dimensie 2)
- op het niveau van een actie (dimensie 3)
- op het niveau van een donateurstype (dimensie 4)

We zullen hieronder toelichten waar je dit per dimensie in kan stellen.

1. Grootboekrekeningen instellen voor fondsen

Om ontvangen donaties te boeken op een grootboekrekening, werk je met fondsen. Ga hiervoor naar Donations > Fondsen.

In dit overzicht kun je bestaande fondsen bekijken en eventueel wijzigen.

Klik op 'Nieuw fonds' om een nieuw fonds toe te voegen en vul hier je boekhoudcodes in.

Deze fondsen koppel je vervolgens aan een toezegging. Dit kan zowel bij toezeggingen die je handmatig toevoegt, als bij toezeggingen die via een online donatieformulier gemaakt worden.

Grootboekrekeningen instellen voor een campagne

Stel, je hebt in het voorjaar altijd een grote reclamecampagne om donateurs te werven. Nadat deze campagne is afgelopen wil je weten hoeveel inkomsten dat heeft opgeleverd. Op die manier kun je namelijk bepalen of je campagne een succes is geweest. 

In het Procurios Platform kun je campagnes aanmaken en daarbij grootboekrekeningen instellen. Zo weet je na afloop precies hoeveel een bepaalde campagne je aan inkomsten heeft opgeleverd.

Dit doe je als volgt:

Ga naar Engagement > Campagnes. Je bewerkt hier bestaande campagnes of klikt op 'Nieuwe campagne' om een nieuwe campagne toe te voegen. Tijdens het maken of bewerken van een campagne voeg je een grootboekrekening toe.

Grootboekrekeningen instellen voor een actie

Een campagne bestaat vaak uit verschillende acties. Dit zijn activiteiten binnen een campagne. Zo kan de voorjaarscampagne bestaan uit een flyeractie, een reclamespotje op de radio en een online donatiepagina op je website.

Op dezelfde manier als bij een campagne, stel je ook voor een actie een grootboekrekeningen in. Zo krijg je inzicht in de inkomsten van deze specifieke actie.

Om dit in te stellen, ga je naar Engagement > Acties. Je bewerkt hier bestaande acties of klikt op 'Nieuwe campagne'. Tijdens het maken of bewerken van een actie, voeg je je grootboekrekening toe.

Grootboekrekeningen instellen voor een donateurstype

Als je jaarverslagen opstelt op basis van de RJ 650 richtlijn zul je in ieder geval onderscheid moeten in verschillende baten, bijvoorbeeld van bedrijven en particulieren. Deze baten kun je van elkaar onderscheiden d.m.v. donateurstypen.

Op een Donateurstype stel je ook een grootboekrekening in. Hierover hebben we een apart helpcenter artikel gemaakt: Donateurstypen inrichten.

    Tags:
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0
Mogelijk gemaakt door Zendesk